Çağımızın hastalığı: Revizyon. Adını eminiz ki sık sık duymuşsundur. Kendisi ya çok sık ziyarete gelip ufak ufak yoruyor ya da ani ama derin bir vurgun yapıyor. Üstelik onunla tanışmak için freelancer olmaya da gerek yok; revizyonlar, “alanlar” kadar “verenler” için de oldukça yorucu bir süreç olarak biliniyor.

Revizyonlar; dijital temelli projeler başta olmak üzere iş hayatının büyük ve önemli bir kısmını oluşturuyor. Tam da bu nedenle, revizyon taleplerini net bir biçimde aktararak bu talepleri karşı tarafın iyice anladığından emin olduktan projeyi hayata geçirmek gerekiyor. Proje her ne kadar “kusursuz biçimde” tamamlansa da müşteriden “son dakika golü” olarak gelen ‘Logoyu bi’ tık büyütebilir miyiz?’ bildirimi çoğu zaman kaçınılmaz olabiliyor.

Farklı hizmetler için bu revize talepleri çeşitlense de arzu edilen aslında hep aynı: Taleplere uygun, yenilikçi ve sorunsuz bir iş akışı. Peki asıl olacak bu “sorunsuz akış”?

İlk Soru: Revize Nedir?

Öncelikle burada “ufak” bir parantez açarak başlayalım: Revize / revizyon; gerçekleştirilmesi beklenen iş/proje üzerinde; genellikle alıcı tarafın yapılmasını istediği değişikliklere verilen “havalı” bir isim. Özellikle pazarlama ekosistemine yayılmış olarak, ajans ve freelance atmosferinde sıklıkla kullanılıyor. Revizyon aşağı revizyon yukarı derken, projelerin teslim tarihi uzuyor, canlar sıkılıyor, bütçeler buharlaşıyor. Peki yok mu bunun kolay bir yolu? Var tabii ki 👀👇

Freelancer/Ajans ile Sözlü İletişim Kurmayı Dene

Revize kavramı, başlı başına can sıkıcı anlara neden olurken revizelerin bu “sinir harbi” ile anlaşılamaması ya da yanlış anlaşılması durumu da sık sık karşımıza çıkabiliyor.

Alıcı/işveren olarak; gelen talepleri yanlış anlamanın daha ciddi revizelere yol açacağını bilerek freelancer/ajans ile sözlü iletişime geçmeyi denemelisin. Özellikle iki tarafın da müsait olduğu bir anda, mutlaka not alarak revize taleplerini sıralamalısın. İşin mâhiyetine göre revize aynı gün ya da birkaç gün sonra teslim edilmesini bekleyebilirsin.

Bu süre zarfında; unuttuğun ya da sonradan akla gelen detayları da mutlaka bildirmelisin. Not aldığın detayları, freelancer’a e-posta ile ileterek kolayca iş takibi yapabilir ve ‘Ben söylemiştim, sen unuttun’ durumundan kurtulabilirsin. 

Sözlü iletişimin sana sağlayacağı avantajı zamanla sen de fark ederek daha önce revize ile alakalı yaşadığın pek çok sorunu ortadan kaldırabileceksin. En önemlisi de çok değer verdiğin projenle alakalı tatsız bir durum yaşamadan, çözüme ulaşabileceksin.

“Küçük Detaylar” Hayat Kurtarabilir

Alıcıları (müşterilerin) revize verirken en sık yaptığı hatalardan bir tanesi de detay vermeden arzu ettiklerinin yerine gelmesini beklemesi. Bu durum, ne yazık ki freelancer tarafında yalnızca “imkansızı istemek” anlamına geliyor. Peki, revize talebini “yeterli” kılmak için ne yapman gerekiyor?

Bir iş veren/alıcı olarak; ‘Beğenmedim, olmamış, yetersiz’ gibi keskin ve kimseye fayası olmayan geri bildirimlerde bulunman, iş verimliliğini düşürdüğü gibi freelancer ile iletişimde de ciddi bir sorun hâline gelebilir. Bu nedenle de bu tip geri bildirimlerden ziyade, her iki taraf için daha yapıcı ve anlamlı geri bildirimler sunmalısın.

Detay vermenin seni yorabileceğini düşünebilirsin. Ancak; arzu ettiğin projenin tamamlanması adına bu detayları vermen şart. Rengi neden sevmedin? Bu senin “kişisel” bir görüşü mü yoksa bu rengi istemediğini brief’inde açıkça belirtmene rağmen sana bu şekilde mi teslim edildi? Logo neden “bir tık” daha büyümeli? Bu işlem ile markanın geleceği ile nasıl bir ilişki var?

Tüm bu soruları mantıklı cevaplarla cevaplayarak ilerlediğinde; iş başlangıcında konuşulan tüm detayları tekrar gözden geçirebilir, freelancer’ı ikna edebilir ve kolayca revize talebini yineleyebilirsin. En zor müşteri tiplerinden bir tanesi olarak bilinen “revize kralı/kraliçesi” müşteri ünvanını hızlıca rafa kaldırarak freelancer’ların işini kolaylaştırabilirsin🤩

Revizede Süre Sorunsalı

Çanlar senin için çalıyor! Biliyoruz, çok fazla şeyle aynı anda uğraşıyorsun ve “birkaç ufak düzenlemenin” bu kadar uzaması seni yorabiliyor. Diğer yandan; revize talebi iletildikten sonra, müşteri tarafında işin “hemen halledilecek bir şey” gibi düşünülmesi ve işin kısa sürede tamamlanması talebinin freelancer’lar için yeni bir konsept olmadığını ve bu konseptin freelance dünyasında pek de sevilmediğini söyleyelim.

Revizeler, zaman zaman gerçekten de birkaç dakikalık düzenlemeleri içerse de çoğu zaman bu düzenlemeler için saatler ayırmak gerekebiliyor. Böylesi durumları dikkate alarak, freelancer ile süre konusunda önceden anlaşmalı ve bu konuda onunla mutlaka teyitleşmelisin.

Özellikle en başta konuşulan kapsamın dışına çıkılması, ilk tur revizelerde belirtilmeyen bir düzenlemenin aniden “güneş gibi” doğması ve projeni bağlamından kopuk “kişisel” taleplerin devreye girmesi tüm süreci derinden yaralayabilir.

Derin bir kan kaybı yaşamamamak için; düzenlemelerin hangi tarihte gerçekleşmesi gerektiğini net olarak ifade etmen projenin tamamlanması için önemli. Çünkü, süre konuşulmamış bir revize sürecinde, freelancer’a her gün hatta her saat başı mesaj atmak durumunda kalabilirsin. Bunu gerçekten deneyimlemek istiyor musun? Freelancer’ı bunca işini arasında gerçekten buna ihtiyacı var mı? Sanıyoruz her iki taraf için de cevap kocaman bir “hayır” 🤗

Burada diğer önemli bir nokta tek taraflı düşünmemek; senin 3 güne ihtiyacın olduğu gibi işi hayyata geçiren kişinin daha fazla süreye ihtiyacı olabilir. Anlayacağın, burada da karşılıklı planlama ve doğru bilgi akışı esas.

Projeye Dair Örnekler ve Kaynaklar İletmelisin

Proje başlangıcında unutulan ya da sonradan değişmesi istenen detayların ek iş yükü yaratmaması önemli. Bunun için; freelancer’a, proje ile alakalı örnek ve kaynakları bir araya getirerek iletmen gerekiyor.

Karşındaki uzmanın deneyimi ne kadar fazla olursa olsun; müşteri olarak anlatmak istediklerini karşı tarafın zihinde somutlaştırması bazen zor olabilir. Bunu sağlamak ve işi istediği şekilde teslim almak için somut örnekler vermeye çalışmak ise senin sorumluluğunda.

Zamanı Yönetiminde Nasılsın?

Projenin revize edilmesini istiyorsan bunu işi yapan kişi ya da kuruma kısa sürede bildirmeli ve zaman kaybını önüne geçmelisin. Genellikle “projenin zamanı var” diye işi sürekli erteleyen müşterilerin, freelancer’ın işi tamamlama süresini es geçerek projenin tamamlanması gereken zamana az kala revize talep etmesi her şeyi alt üst edebiliyor. Projeyi gerçekleştirecek olan kişinin de elini kolunu bağlayan bu durumdan kesinlikle uzak durmalısın.

Bir müşteri olarak zaman varken karşı taraf işi erken teslim etsin diye ‘sıkboğaz etmek’ de pek çalışan bir yöntem değil. Çünkü rahat bir ortamda çalışılmayan projelerin çoğu zaman bekleneni vermiyor ve yalnızca karşılıklı strese sebep oluyor.

Gerekirse Ekstra Ücret Teklif Et

Bir müşteri olarak ‘projeyi üstlendiyse yapmak zorunda!’ düşüncesinden uzak durmalısın. Çünkü, istediğin revizelerin bazen projenin ilk hâlinden farklı olabileceği durumlar oluşabilir ve kapsam genişleyebilir. Projeyi gerçekleştiren kişinin motivasyonunu artırmak için, bu gibi ekstra durumlarda ek ücret teklif edebilirsin. Bu sayede, kapsamın değişmesine karşın bu minik zeytin dalını kabul eden freelancer, kendine verilen değeri daha derinden hissederek projeye daha fazla odaklanabilir. Yani karşı tarafın senden gelen revizeleri bir yük olarak görmesinin de önüne geçebilirsin.

Revizenin de Bir Sınırı Olduğunu Unutma

Projelerin gerçekleştirilmesi esnasında bir müşteri olarak sayısız revize hakkın olduğunu düşünmemelisin. Çünkü, “ufak” revizelerle başlayan bu süreç yepyeni bir projeye evrilebilir. Revizede abartıya kaçmadan ve başlangıçta istediğin projeden uzaklaşmadan taleplerini bildirmelisin. Aşırı revize taleplerinin freelancer tarafından da olumlu karşılanmayacağını unutmamalısın.

İki yönlü bir süreç olan ‘revize’, her iki tarafın da başarılı süreç yönetimi sayesinde kusursuz bir sonuca ulaşmanı sağlayabilir. Bu nedenle de ister müşteri ister freelancer ol, üzerine düşeni fazlasıyla yerine getirmeye çalışmalısın!